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Conheça os benefícios, justificativa, processo e modelo de implantação do Power BI

Já estamos bem cientes da importância do BI, mas às vezes é normal olhar o seu conceito e esquecer de como na prática ele vai te apoiar.

Pois bem, nesse sentido, é fundamental conhecer os benefícios do BI que te levarão ao máximo poder que ele oferece:

  • Oferece uma visão sistêmica dos rumos da organização;
  • Transforma os dados em informações, ou seja, em elementos mensuráveis;
  • Compara os indicadores de desempenho com as metas propostas pela empresa (Previsto x Realizado);
  • Permite detectar erros nos processos;
  • Oferece maior agilidade na tomada de decisões;
  • Permite que as informações sejam compartilhadas, eliminando os silos dentro da empresa;
  • Elimina o retrabalho mensal para atualização de gráficos em Excel para análise dos resultados;
  • Automatiza as métricas e indicadores numa plataforma de BI Self Service;
  • Cria padrões de análise pelos diferentes gestores;
  • Permite que quaisquer informações originadas dos sistemas de BI sejam acessadas de qualquer dispositivo móvel.

Mas a pergunta é: “Como conseguir viabilizar um projeto de BI na plataforma Power BI para o meu departamento e qual modelo de contratação seguir frente aos desafios e etapas do desenvolvimento?”

Descrevemos 3 etapas extremamente importantes, tanto para o processo de convencimento interno dos decisores da empresa, quanto as etapas do processo de desenvolvimento – funcional e técnico.

Qualquer projeto para ser aprovado numa empresa, exige um esforço e motivação para a justificativa, além do cálculo de ROI (Retorno sobre o Investimento), ou seja, vou gastar X e esse valor vai me retornar e/ou economizar Y.

Quando pensamos no BI, eu particularmente já escutei diversas vezes que a justificativa do ROI não é possível calcular, porém na justificativa, o profissional que está descrevendo o projeto não coloca os principais itens na defesa do projeto, Se pensarmos em itens para justificar o projeto, posso listar diversos, mas separei apenas 3:

 

 

Justificativa

 

A – O tempo gasto do profissional para a atualização das métricas da área de negócio

Numa área de inteligência de mercado de uma empresa de médio porte, por exemplo, que possui um analista com um salário de R$ 5.000,00 (CLT), ou seja, o custo desse profissional para a empresa é no mínimo de R$ 9.000,00.

Caso ele gaste 30% do tempo, atualizando planilhas mensalmente, no final do ano, a empresa gastou mais de R$ 60.000,00.

Caso tenham 2 profissionais no processo, o valor de gasto anual é mais de R$ 120.000,00, e assim, sucessivamente. Esse exemplo não é hipotético, mas é o que nos deparamos no mercado.

 

B – A falta de consistência das informações

Essa questão de inconsistência é muito grave. Vou contar rapidamente um caso real que já vimos em nossos projetos, durante 7 anos, um profissional da área de Supply Chain reportou para a matriz da empresa valores inconsistentes.

Provavelmente, num determinado momento, ele alterou o cálculo na planilha de Excel e a partir daí passou a reportar errado, ou seja, nem ele percebeu e nem a gerência.

Bem, quando o processo de report está numa planilha de Excel, os dados podem ser manipulados e alterados por todos, perdendo a governança do processo.

 

C – Gestão através de métricas integradas

Numa área de vendas de um processo B2B, por exemplo, é normal os gestores avaliarem apenas as métricas do Forecast (previsão do mês) ou o que está sendo faturado naquele mês, porém quando analisamos o funil de vendas em todas as etapas, tanto do Oubound quanto do Inbound, cada uma dessas etapas, exige diferentes ações com diferentes métricas, ou seja, um painel integrado do processo de vendas irá acelerar a tomada de decisão.

 

Agora, que você já tem uma ideia de como justificar o projeto, o desafio é entender como desenvolver e definir o melhor processo de contratação.

 

 

Processo e Modelo de Implantação

 

1 – Aplicação de negócio

A primeira etapa para conseguir viabilizar o projeto de BI é definir a aplicação de negócio que será automatizada, ou seja, definir as métricas e indicadores que farão parte do projeto.

Vamos imaginar que a sua área de negócio seja a área de pré-vendas, vendas e marketing digital da empresa, assim, as análises que farão parte serão:

  • Análise de volume de ligações: por período e por inside sales
  • Análise de volume de reuniões agendadas: por período e por inside sales
  • Análise de origem de leads
  • Análise de quantidade de leads gerados: por período, por inside sales, por canal e por campanha
  • Análise de conversão por canal
  • Análise de volume de vendas: por período, por região, por gerência, por vendedor, por produto, por serviço etc
  • Análise de comparação (Planejado x Realizado)
  • Análise de evolução de vendas por período
  • Análise de margem
  • Análise de ticket médio
  • Análise de vendas por cliente
  • Análise de vendas por segmento

 

Uma vez definido quais são as métricas e análises que farão parte da aplicação de negócio, o próximo passo é realizar o mapeamento dos sistemas e das fontes de dados.

Os sistemas transacionais da empresa são responsáveis pelos processos da empresa, por exemplo, em pré-vendas, vendas e marketing digital, podemos dividir em 3 sistemas – Engajamento de Vendas (sistemas de pré-vendas – Exact Sales e Meetime), Processo de Vendas (sistemas de CRM – Pipedrive, SalesForce, Dynamics etc) e Marketing Digital (sistemas de marketing digital – RDStation Marketing, Google Analytics etc).

Quando entendemos as análises que farão parte do projeto, os sistemas transacionais e as suas respectivas bases de dados o escopo do projeto está definido.

Dessa forma, o gestor terá muito mais argumento para buscar aprovação frente a importância de ter um processo de decisão automatizado e integrado numa única plataforma.

 

 2 – Metodologia e processo

 

  • Planejamento 

Nessa fase, será definido a aplicação de negócio que será desenvolvido o projeto de BI (Business Intelligence), além de definir os stakeholders do projeto e por fim, um cronograma macro das etapas de desenvolvimento.

 

  • Entendimento do negócio e das bases de dados 

Na fase de entendimento do negócio, realizamos o mapeamento do fluxo de informações, a análise do processo atual, o levantamento dos sistemas transacionais (ERP, CRM, entre outros), a definição dos indicadores chave de performance (KPIs), hierarquia de acesso e a estrutura tecnológica.

Nessa mesma etapa, mapeamos os tipos de fonte de dados estruturadas e não-estruturadas (SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, NoSQL, Excel etc) e o conteúdo e a estrutura dessas bases (tipos de variáveis).

 

  • Arquitetura de Dados 

Antes de iniciar o desenvolvimento do projeto, é necessário definir a arquitetura de dados que será utilizada no projeto. Essa fase é extremamente técnica e apoiada pelo time de TI do cliente.

 

  • Preparação de dados 

Essa etapa é a etapa que chamamos de extração, transformação e carga dos dados (ETL) ou dependendo da ferramenta, podemos chamar de extração, carga e transformação dos dados (ELT).

Essa fase do projeto é a etapa de modelagem dos dados, ou seja, e a fase que demonstramos como serão construídas as estruturas de dados que darão suporte aos processos de negócio, além da organização dos dados e os seus relacionamentos.

Você pode entender um pouco mais sobre modelagem de dados aqui.

 

  • Visualização dos dados 

Uma vez que os dados estão modelados, os dashboards serão desenvolvidos para a apresentação dos indicadores-chave de performance (KPIs) definidos no mapeamento. Nessa fase, será criado o layout padrão de cores, tipos de gráficos e disposição das informações e análises de acordo com o perfil do usuário.

 

 

3 – Modelo de implantação

Após, definir a aplicação de negócio e as suas respectivas análises, garantir o desenvolvimento com metodologia e processo, o ponto agora, é definir como a empresa irá desenvolver o projeto:

  • Utilizar recursos internos
  • Contratar um ou mais recursos somente para o desenvolvimento
  • Contratar uma empresa especializada no desenvolvimento do projeto

Cada caminho tem os seus prós e contras, porém é importante avaliar:

  • Eu consigo escalar a implantação do BI na minha área?
  • Eu tenho disponibilidade de um ou mais recursos 100% do tempo para o projeto?
  • Eu tenho tempo de capacitar um ou mais profissionais num curto espaço de tempo?
  • Caso eu opte por desenvolver internamente, quais são os skills necessários para a implantação em cada etapa?
  • A empresa está disposta em esperar o profissional se capacitar para concluir o projeto?

Agora que você já sabe o porque do Power BI ser tão indicado, é a hora de entrar em contato com um de nossos especialistas, basta clicar aqui.

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